Senin, 26 September 2022
30 Safar 1444

Manfaat Melakukan Inventarisasi Sarana dan Prasarana Sekolah

Empty Classroom With No Students - inilah.com
Foto: istock

Salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah  adalah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah. Lazimnya, kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut merupakan suatu proses yang berkelanjutan dan selalu dilakukan tiap waktu.

Secara definitif, inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib, teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman yang berlaku. Aplikasi inventaris barang sekolah adalah aplikasi penunjang kegiatan pencatatan semua sarana prasarana dan merupakan suatu proses berkelanjutan, barang milik sekolah atau  negara apabila sekolah tersebut merupakan sekolah negeri.

Menurut Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor Kep. 225/MK/V/4/1971 barang milik negara adalah berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber, baik secara keseluruhan atau sebagian, dari Anggaran Pendapat Belanja Negara (APBN) ataupun dana lainnya yang barang-barangnya di bawah penguasaan pemerintah, baik pusat, provinsi, maupun daerah otonom, baik yang berada di dalam maupun luar negeri.

Pengertian Inventaris Sekolah

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.

Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.

Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.

Tujuan Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

  • Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
  • Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.
  • Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.
  • Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.

Pencatatan Perlengkapan Pendidikan

Baik barang inventaris maupun barang bukan inventaris yang diterima sekolah harus dicatat di dalam buku penerimaan dalam rangka inventarisasi. Setelah itu, khusus barang-barang inventaris  dicatat di dalam buku induk inventaris  dan buku golongan inventaris. Sedangkan khusus barang-barang bukan inventaris dicatat di dalam buku induk bukan inventaris dan kartu (bisa juga berupa buku) stok barang. Dalam kegiatan ini. ada beberapa hal yang biasanya dilakukan guna memudahkan kegiatan inventaris, diantaranya:

  • Pembuatan kode barang
  • Kode kepemilikan
  • Kode setiap jenis barang atau perlengkapan pendidikan
  • Kode lokasi
Baca juga
Di Beranda Istana Alhambra (31 – Menyusun Tesis)

Landasan hukum yang mendasari kegiatan inventarisasi perlengkapan sekolah, yaitu:

  • Instruksi Presiden RI Nomor 3 Tahun 1971, tertanggal 30 Maret 1991
  • Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep. 225/MK/V/4/197, tertanggal 13 April 1971
  • Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 9 Tahun 1971, tertanggal 23 Oktober 1971
  • Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4/M/1980, tertanggal 24 Mei 1980

Manfaat inventarisasi

  • Penyimpanan Data Terpusat

Semakin banyak lokasi stok yang harus Anda kelola, semakin sulit Anda mengelola pesanan dan melacak ketersediaan stok yang Anda miliki.

Dengan aplikasi inventaris barang sekolah berbasis web yang memadai, Anda akan dapat mengetahui ketersediaan barang dan menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Anda juga dapat memproses pesanan dan melacak kurir pengiriman melalui sistem yang sama.

  • Stock Control

Stock control (atau inventory control) adalah usaha yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyediakan stok barang yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen.

Aplikasi inventaris barang sekolah berbasis web memungkinkan Anda untuk mengawasi ketersediaan stok Anda dan memastikannya untuk selalu berada di tingkat yang mencukupi. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan Anda sudah menipis sehingga Anda dapat segera melakukan pemesanan ulang.

  • Peningkatan Efisiensi

Dengan aplikasi inventaris barang sekolah berbasis web, berbagai aktivitas kompleks yang termasuk dalam penanganan stok dapat berjalan menjadi lebih sederhana. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat selesai dalam hitungan detik. Ini adalah sesuatu yang mustahil jika proses tersebut berjalan secara manual.

  • Produktivitas yang Optimal

Karena berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris telah ter otomatiskan, maka karyawan Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang tidak kalah penting. Mereka tidak perlu lagi terjebak pada satu pekerjaan yang memakan waktu lama seperti pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan dengan spreadsheet.

  • Penghematan Biaya

Solusi manajemen inventaris menjauhkan perusahaan dari kerugian finansial akibat dari berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu, kompensasi untuk keterlambatan pengiriman, dan lain-lain. Dengan satu sistem yang terpusat dan terintegrasi, Anda tidak perlu menghamburkan uang untuk membeli sistem tambahan untuk mengelola persediaan Anda. Anda akan semakin mudah juga dalam berkoordinasi dengan antar divisi.

Baca juga
P2G Sebut RUU Sisdiknas Rendahkan Martabat Guru

Cara Menginventarisasikan Sarana Prasarana Sekolah

Berdasarkan Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI tanggal 16 Januari 1979 No. 20/MPK/1979, pengurusan barang-barang di sekolah dasar dilakukan oleh kepala sekolah sendiri.

Namun, dalam pelaksanaan sehari-hari kepala sekolah sebagai administrator dapat menunjuk stafnya atau guru-guru untuk mengerjakan tugas dan tanggung jawab tersebut (Stoop  & Johnson, 1969). Kegiatan inventarisasi perlengkapan pendidikan meliputi dua kegiatan, yaitu

  • Kegiatan yang berhubungan dengan pencatatan dan pembuatan kode barang perlengkapan
  • Kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan.

Fitur-Fitur Utama dalam Aplikasi Inventaris Barang Sekolah

Perlu diingat bahwa tidak semua sistem aplikasi inventaris barang sekolah memiliki fitur-fitur yang sama. Beberapa di antaranya memungkinkan penggunanya untuk mengelola inventaris di banyak gudang dan sebagian hanya memungkinkan penggunanya untuk mengelola stok barang di satu lokasi.

Terlepas dari penyedianya, berikut ini adalah beberapa fitur utama yang harus ada dalam sistem manajemen inventaris yang baik.

  • Manajemen Stok

Fitur ini membantu pengguna untuk memantau pergerakan stok dari satu lokasi ke lokasi lain. Ketika barang keluar dari gudang atau toko, maka fitur ini akan secara otomatis mengurangi jumlah stok yang dimiliki (inventory on hand). Update yang terjadi secara real-time, memudahkan Anda untuk mengecek kapanpun dan dimanapun.

  • Manajemen Procurement

Dengan fitur ini pada aplikasi inventaris barang sekolah, pengguna dapat mengatur jumlah minimum stok dan menyalakan notifikasi yang akan memberi tahu jika persediaan sudah mencapai tingkat minimum sesuai dengan pengaturan pengguna. Pengguna kemudian dapat langsung melakukan pemesanan ulang secara otomatis ke supplier. Hal ini juga dapat mempermudah Anda untuk merencanakan dan mengelola stok barang Anda.

  • Manajemen Supplier

Fitur ini pada aplikasi inventaris barang sekolah berfungsi menyimpan seluruh informasi lengkap terkait pemasok. Dengan fitur ini, pengguna dapat dengan mudah menemukan pemasok dan membandingkan penawaran dari satu pemasok dengan pemasok lainnya.

  • Barcode Scanning

Ini merupakan salah satu fitur yang sangat penting pada aplikasi inventaris barang sekolah bagi banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang ritel dan grosir. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat barcode secara otomatis sehingga mempercepat proses pelabelan. Sistem manajemen inventaris yang bagus menyediakan integrasi dengan barcode scanner.

  • Shipment Tracking dengan Aplikasi Inventaris Barang Sekolah

Dengan alat pelacakan pengiriman, penjual dapat dengan mudah melacak barang yang sedang dalam proses pengiriman ke pelanggan. Beberapa aplikasi inventaris barang sekolah bahkan mengizinkan pelanggan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang secara langsung di tempat melalui aplikasi seluler.

  • Laporan Inventaris
Baca juga
Millie Lukito, Menggali Inspirasi Melalui Platform Digital

Aplikasi inventaris barang sekolah yang baik menyediakan alat pelaporan canggih yang menunjukkan data analitik lengkap tentang pergerakan stok, valuasi stok, jumlah stok, inventory turnover, dan masih banyak lagi. Dengan data yang akurat, maka pemangku kepentingan di perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan lebih cepat.

Jadi, secara singkat, aplikasi inventaris barang sekolah adalah sistem yang dirancang untuk membantu bisnis atau lembaga pendidikan mengotomatiskan pengelolaan inventaris atau persediaan barang mereka, baik itu aset mereka sendiri maupun barang dagangan.

Aplikasi inventaris barang sekolah tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan atau lembaga pendidikan besar, tetapi juga dapat digunakan oleh bisnis kecil dan menengah. Aplikasi inventaris barang sekolah biasanya menjadi opsi yang paling disukai oleh kalangan UKM, karena harganya yang lebih terjangkau, implementasinya yang lebih mudah, kemudahan prosesnya, dan fleksibilitasnya yang lebih baik.

Mekari Jurnal, Rekomendasi Aplikasi Inventaris Barang Sekolah Terbaik

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan Mekari Jurnal adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah Mekari Jurnal hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan Mekari Jurnal, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Mekari Jurnal bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, Mekari Jurnal menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, Mekari Jurnal telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan Anda terjamin.

Mekari Jurnal dapat di akses di laman https://www.Jurnal.id dan tersedia di platform Android. Download aplikasinya melalui PlayStore untuk mendapatkan layanan akuntan profesional secara gratis dan lebih mudah selama 14 hari.

Tinggalkan Komentar